Qué documentación pedir al cambiar de asesoría de empresa

En resumen: El traspaso de una asesoría debe entregar información utilizable, no una carpeta masiva sin índice. Pide un inventario con periodo, formato, responsable y estado, y valida cada bloque antes de revocar accesos.

Documentación fiscal

• declaraciones y resúmenes presentados, justificantes y NRC;
• censos, epígrafes, regímenes, obligaciones y certificados;
• libros de IVA, SII y conciliaciones con modelos;
• aplazamientos, compensaciones, requerimientos, inspecciones y recursos;
• criterios aplicados en operaciones especiales y consultas pendientes.

Documentación contable

• balances, mayores, diario y plan de cuentas;
• cierres, asientos de apertura y regularización;
• conciliaciones de bancos, clientes, proveedores e impuestos;
• inmovilizado, amortizaciones, préstamos, provisiones y periodificaciones;
• cuentas anuales, libros legalizados y justificantes de depósito;
• copia exportable del sistema y relación de integraciones.

Documentación laboral

• relación de plantilla, contratos, anexos, categorías, jornadas y convenios;
• nóminas, ficheros de cotización, liquidaciones y remesas;
• variables, bonus, embargos, anticipos y retribución flexible;
• altas, bajas, incapacidades, accidentes y comunicaciones abiertas;
• registro de jornada, vacaciones, planes y protocolos aplicables;
• inspecciones, conciliaciones y litigios en curso.

Mercantil, accesos y seguridad

• escrituras, estatutos, pactos, poderes y libros societarios;
• certificados electrónicos, apoderamientos y buzones de notificaciones;
• usuarios de AEAT, Seguridad Social, Registro, bancos y software;
• inventario de datos personales y canal seguro de transferencia;
• lista de autorizaciones que deben revocarse al terminar.

Acta de entrega

Registra qué se entregó, en qué formato, hasta qué fecha está actualizado y qué queda pendiente. La empresa debe conservar su propia copia y comprobar que los ficheros se abren. Un “enlace enviado” no equivale a recepción validada.

Esta lista forma parte de la guía cómo cambiar de asesoría sin perder información. Para validar saldos consulta el checklist de cierre.

Siguiente paso

NRRO puede preparar y revisar el inventario de transición dentro de sus servicios fiscal, contable y laboral. Cuéntanos el alcance del cambio.

Cómo debe entregarse la información

El inventario debe indicar el periodo cubierto, formato, sistema de origen, responsable y estado. Para contabilidad, una copia en PDF no sustituye un fichero reutilizable: deben acordarse exportaciones de diario, mayor, plan de cuentas, auxiliares e inmovilizado. Para laboral, los recibos no sustituyen los ficheros y datos maestros necesarios para continuar el cálculo. Para fiscal, cada justificante debe poder relacionarse con el modelo y su soporte.

Matriz de aceptación

Certificados, poderes y usuarios

No conviene enviar certificados electrónicos junto con contraseñas por correo ordinario. Antes del cambio, identifica qué trámites se realizan mediante certificado, apoderamiento o usuario nominal. La empresa debe decidir qué poderes siguen vigentes, cuáles se sustituyen y en qué momento se revocan. También debe conservar capacidad propia para acceder a notificaciones y recuperar cuentas; la continuidad no puede depender de un usuario personal de la asesoría anterior.

Transferencia segura y protección de datos

1. clasificar los datos por sensibilidad y evitar copias innecesarias;
2. usar un canal con acceso limitado y caducidad;
3. separar credenciales de los archivos;
4. registrar quién envía, recibe y valida cada lote;
5. comprobar integridad y apertura antes de eliminar una copia temporal;
6. revocar accesos y enlaces al cerrar la transición.

Los expedientes laborales, embargos, incapacidades, litigios y datos bancarios requieren especial cuidado. La lista de entrega no debe circular más allá de las personas que participan en el cambio.

Documentos que suelen faltar

• conciliación entre libros de IVA y modelos presentados;
• detalle de saldos antiguos de clientes y proveedores;
• cálculo de provisiones, periodificaciones y deterioros;
• histórico de variables y regularizaciones de nómina;
• expedientes abiertos con su próximo plazo;
• criterios aplicados a operaciones vinculadas o internacionales;
• relación de integraciones, automatizaciones y cuentas técnicas;
• lista de poderes y autorizaciones que permanecen activos.

Qué hacer si la entrega está incompleta

No cierres el inventario con una anotación genérica. Registra el elemento exacto, el periodo, la consecuencia y una fecha de resolución. Clasifica como crítico lo que pueda impedir una nómina, presentación, respuesta a notificación o cierre. La nueva asesoría puede empezar por una fase de contención, pero debe explicar qué conclusiones no son todavía fiables por falta de información.

Control final de versiones

Antes de aceptar el traspaso, compara la fecha y versión de cada exportación con el último trabajo realizado. Un balance descargado antes de los asientos de cierre, una plantilla anterior a las últimas altas o un modelo sin su presentación definitiva pueden parecer completos y no serlo. Conserva una copia inmutable del lote aceptado, el índice correspondiente y las correcciones posteriores como entregas separadas. Así se evita que una actualización silenciosa elimine la trazabilidad de lo recibido.

Preguntas frecuentes

¿Quién es propietario de la información?

La respuesta concreta depende del documento, el contrato y las obligaciones de conservación, pero la empresa debe poder acceder a la información necesaria para cumplir y continuar su actividad. Conviene resolver originales y copias expresamente.

¿Cuándo puede darse por terminado el traspaso?

Cuando todos los elementos críticos estén aceptados, los pendientes tengan dueño y fecha, los accesos nuevos funcionen y se hayan revocado de forma controlada los que ya no proceden.

Fuentes oficiales

• Sede de la Agencia Tributaria.
• Sede de la Seguridad Social.
• Colegio de Registradores.
• AEPD: guías y herramientas.

Revisado el 7 de septiembre de 2026.