Gastos deducibles del autónomo: criterios, límites y pruebas

Un gasto no se vuelve deducible solo porque tenga factura. Para calcular el rendimiento de una actividad económica en estimación directa deben concurrir, con los matices de cada impuesto, vinculación con los ingresos, justificación, registro y correcta imputación temporal.

Cuatro preguntas antes de deducir

1. ¿Es necesario o está correlacionado con la actividad?
2. ¿La factura o justificante identifica correctamente al destinatario y la operación?
3. ¿Está registrado en los libros obligatorios y corresponde a ese periodo?
4. ¿Existe una regla especial, límite o uso mixto que modifique la deducción?

IRPF e IVA tienen reglas distintas. Que una cuota de IVA sea deducible total o parcialmente no determina por sí solo el tratamiento del gasto en IRPF.

Vivienda parcialmente afecta

Cuando parte de la vivienda habitual se utiliza en la actividad, los gastos de titularidad —como amortización, IBI o comunidad— se distribuyen según la parte afectada y demás requisitos. Para suministros como agua, gas, electricidad, telefonía e internet, la Ley del IRPF aplica, salvo prueba de otro porcentaje, el 30% sobre la proporción de metros cuadrados afectos.

Ejemplo: si el 20% de la superficie está afecto, la regla orientativa de suministros es 30% × 20% = 6% del gasto, no el 30% de toda la factura.

Manutención del propio autónomo

Puede ser deducible dentro de los límites reglamentarios cuando se incurre en el desarrollo de la actividad, se produce en establecimientos de restauración u hostelería y se paga por medio electrónico. No basta con guardar un ticket de cualquier comida. Los límites dependen de si existe pernocta y de si el desplazamiento se realiza en España o en el extranjero.

Vehículo y teléfono

En IRPF, los elementos patrimoniales indivisibles no se consideran afectos cuando se usan simultáneamente para fines particulares, salvo las excepciones reglamentarias. Los turismos exigen normalmente afectación exclusiva, excepto en categorías expresamente previstas, como determinados vehículos mixtos de transporte, taxis, autoescuela, agentes comerciales o alquiler. En IVA existe un régimen de afectación y prueba distinto; no debe trasladarse automáticamente su presunción al IRPF.

Con el teléfono y las comunicaciones, una línea separada y un uso profesional acreditable reducen la controversia. Si existe uso mixto, no conviene aplicar un porcentaje arbitrario sin base probatoria.

Documentación y plazos

• conservar factura completa cuando resulte exigible y prueba del pago;
• anotar el propósito profesional en gastos que no sean evidentes;
• mantener contratos, agendas, desplazamientos y criterios de reparto;
• conciliar libros registro con declaraciones.

El plazo tributario general de prescripción es de cuatro años, pero el Código de Comercio exige conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años. Operaciones, activos o procedimientos especiales pueden requerir conservarlos más tiempo.

Fuentes oficiales

• Ley del IRPF, artículo 30.
• Reglamento del IRPF, reglas de elementos afectos y manutención.
• Ley del IVA, artículos 95 y siguientes.
• Código de Comercio, artículo 30.

Revisión normativa: 26/08/2026. El tratamiento depende del impuesto, la actividad y la prueba disponible.