Gastos deducibles del autónomo: qué puedes deducir sin riesgo

Un autónomo puede deducir los gastos que estén vinculados a su actividad económica, correctamente justificados con factura y registrados en su contabilidad. La regla de oro es la triple prueba: que el gasto esté afecto a la actividad, que se justifique documentalmente y que quede anotado en los libros. Los gastos mixtos (personales y profesionales) son los que más problemas dan.

En resumen: es deducible el gasto afecto a la actividad, con factura y registrado; los gastos mixtos como coche, casa o comidas exigen especial cautela.

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?

Hacienda exige que se cumplan tres condiciones a la vez.

• Afectación: el gasto debe estar vinculado a la obtención de tus ingresos, no ser personal.
• Justificación: debe estar respaldado por factura completa (no un simple ticket, salvo excepciones).
• Registro: debe estar contabilizado en los libros de la actividad.

¿Qué gastos son claramente deducibles?

• Cuotas de autónomo al RETA.
• Compras de mercancías y materias primas.
• Alquiler del local, suministros del local y servicios profesionales (gestoría, abogados).
• Seguros vinculados a la actividad y cuotas de asociaciones o colegios profesionales.
• Publicidad, software, teléfono y material de oficina afectos.

¿Qué pasa con los gastos mixtos más polémicos?

Son los que combinan uso personal y profesional, y donde más conviene ir con cuidado.

• Vehículo: la deducción del coche y sus gastos suele estar muy restringida cuando no está afecto exclusivamente a la actividad, salvo actividades concretas.
• Vivienda como oficina: puedes deducir la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad y, en el caso de los suministros, un porcentaje sobre esa parte según la regla legal.
• Comidas y dietas: los gastos de manutención propios son deducibles con límites diarios y requisitos (pago electrónico, días laborables, etc.).

¿Cómo deducir los suministros si trabajo en casa?

Existe una regla específica pensada para el teletrabajo del autónomo.

Si afectas parte de tu vivienda a la actividad, sobre esa proporción de metros puedes deducir un porcentaje de los suministros (luz, agua, internet). Ejemplo: si afectas el 20% de la vivienda, se aplica el porcentaje legal de deducción sobre ese 20% de las facturas de suministros.

Errores frecuentes que generan sanciones

• Deducir gastos personales disfrazados de profesionales.
• Guardar tickets en lugar de facturas completas.
• Deducir el 100% del coche o del móvil sin poder justificar la afectación total.
• No conservar los justificantes durante el plazo legal.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir la comida con un cliente?

Los gastos por atenciones a clientes tienen un límite de deducibilidad; los de manutención propia, otro. Conviene distinguirlos y documentarlos bien.

¿Vale un ticket o necesito factura?

Para deducir el gasto y, en su caso, el IVA, lo correcto es disponer de factura completa con tus datos.

¿Puedo deducir el 100% de mi teléfono móvil?

Solo si está afecto exclusivamente a la actividad. Si es de uso mixto, la deducción total puede ser cuestionada.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

Debes conservarlas durante el plazo de prescripción, en general cuatro años, para poder justificarlas ante Hacienda.

Cómo te ayuda Navarro Tax & Legal

En Navarro Tax & Legal revisamos tus gastos para deducir todo lo que puedes sin asumir riesgos innecesarios, especialmente en los gastos mixtos como coche, vivienda y dietas. Somos asesoría fiscal y contable en Barcelona; ordenamos contigo tu contabilidad para que la deducción sea sólida.