Registro retributivo 2026: obligaciones, brecha salarial y auditoría

En 2026, todas las empresas con personas trabajadoras deben disponer de un registro retributivo, con independencia de su tamaño. El documento debe reflejar las medias y medianas de las retribuciones realmente percibidas, desglosadas por sexo y por la clasificación profesional aplicable; no es una simple tabla de salarios de convenio.

¿Qué empresas están obligadas a tener un registro retributivo?

La obligación alcanza a todas las empresas incluidas en el Estatuto de los Trabajadores, aunque tengan una plantilla pequeña y no estén obligadas a negociar un plan de igualdad. El registro comprende a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.

No existe un umbral mínimo de 50 personas para llevarlo. Ese número es relevante para otras obligaciones, como el plan de igualdad y la justificación adicional de determinadas diferencias retributivas, pero no elimina el registro en empresas más pequeñas.

Una empresa sin personas trabajadoras por cuenta ajena no puede elaborar datos que no existen. Si contrata a su primera persona durante el año, debe incorporar la obligación a su gestión laboral y preparar el registro con la información del periodo correspondiente.

¿Qué información debe incluir el registro retributivo?

El registro debe recoger los valores medios y las medianas de lo realmente percibido por la plantilla durante el periodo de referencia, desagregados por sexo y distribuidos conforme a la clasificación aplicable. Como mínimo debe separar:

• salario base;
• cada complemento salarial;
• cada percepción extrasalarial;
• retribución total.

Los resultados se distribuyen por grupos profesionales, categorías profesionales, niveles, puestos o sistemas de clasificación aplicables. El objetivo es permitir una comparación útil, no agrupar toda la empresa en una única media que oculte diferencias entre trabajos.

La norma exige detallar cada concepto, no solo ofrecer el coste salarial anual. También deben incluirse las retribuciones efectivamente satisfechas, por lo que pueden aparecer efectos de jornada, antigüedad, incentivos, variables, ausencias o tiempo trabajado que después sea necesario explicar.

¿Cuál es el periodo de referencia del registro?

El periodo de referencia general es el año natural, sin perjuicio de las adaptaciones que resulten necesarias si cambia de forma sustancial alguno de los elementos del registro. La empresa debe poder identificar qué fechas cubre cada versión y conservar la trazabilidad de sus actualizaciones.

No conviene sustituir el registro anual por una foto de la nómina de un solo mes. Tampoco debe modificarse el histórico sin dejar constancia, porque una inspección o una consulta de la representación legal puede requerir explicar qué información estaba vigente en una fecha concreta.

¿Cómo se calculan la media y la mediana?

La media aritmética se obtiene sumando las retribuciones del grupo analizado y dividiendo el resultado entre el número de personas incluidas. La mediana es el valor central una vez ordenadas las retribuciones y ayuda a detectar si unos pocos importes muy altos o bajos distorsionan la media.

Ambos indicadores son obligatorios porque responden a preguntas diferentes. Si coinciden en mostrar una diferencia relevante, la empresa debe investigar su causa; si divergen, esa diferencia también puede revelar problemas de composición del grupo o de distribución salarial.

Antes de comparar, debe comprobarse que la extracción de nómina usa criterios homogéneos. Las retribuciones efectivas y las retribuciones equiparadas o normalizadas no deben mezclarse sin explicar la metodología. La herramienta oficial de registro retributivo permite trabajar con ambos enfoques y documentar los cálculos.

¿Qué acceso tienen las personas trabajadoras?

Cuando existe representación legal de las personas trabajadoras, el acceso al registro se ejerce a través de ella y alcanza al contenido íntegro en los términos legales. La empresa debe consultar a esa representación con una antelación mínima de diez días antes de elaborar el registro y antes de modificarlo por una alteración sustancial de sus elementos.

Si no existe representación legal, la persona trabajadora que solicita acceso no recibe necesariamente todas las tablas ni datos que permitan identificar salarios individuales. La información se limita a las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas según la naturaleza de la retribución y la clasificación aplicable.

El registro no debe convertirse en una lista nominal de salarios. La empresa tiene que compatibilizar la transparencia retributiva con la protección de datos, especialmente en categorías ocupadas por una o muy pocas personas.

¿Qué ocurre si la diferencia salarial alcanza el 25 %?

En una empresa de 50 o más personas trabajadoras, si el promedio de las retribuciones de un sexo supera al del otro en un 25 % o más, el registro debe incluir una justificación de que la diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo.

Esa explicación no convierte automáticamente la diferencia en lícita. Debe apoyarse en datos objetivos, ser coherente con puestos de igual valor y permitir comprobar factores como jornada, antigüedad, responsabilidad o retribución variable sin reproducir sesgos indirectos.

Una diferencia inferior al 25 % tampoco acredita igualdad retributiva. La prohibición de discriminación y la obligación de pagar la misma retribución por trabajos de igual valor se aplican con independencia de ese umbral.

¿Registro retributivo y auditoría retributiva son lo mismo?

No. El registro es obligatorio para todas las empresas; la auditoría retributiva forma parte del plan de igualdad de las empresas que deben elaborarlo o que lo adopten en los términos legales.

La auditoría exige un diagnóstico de la situación retributiva, incluida la evaluación de los puestos de trabajo, y un plan de actuación para corregir desigualdades con objetivos, medidas, calendario y responsables. Su vigencia coincide, en principio, con la del plan de igualdad, salvo que este establezca una duración inferior.

¿Cómo debe preparar una pyme su registro en 2026?

1. Definir el perímetro. Identificar sociedades, centros, personas y periodo incluidos, sin excluir dirección o alta dirección.
2. Extraer la nómina. Separar salario base, cada complemento, percepciones extrasalariales y total efectivamente abonado.
3. Revisar la clasificación. Usar grupos, categorías, niveles o puestos que permitan comparaciones coherentes.
4. Desagregar por sexo. Calcular media y mediana para cada agrupación y concepto.
5. Explicar la metodología. Documentar fuentes, incidencias, parcialidad, altas, bajas y cualquier normalización utilizada.
6. Analizar diferencias. No limitarse al umbral del 25 %; buscar causas objetivas y posibles sesgos.
7. Consultar a la representación. Respetar los diez días previos a la elaboración o a una modificación por alteración sustancial cuando exista representación legal.
8. Aprobar y conservar. Fechar la versión, proteger el acceso y actualizarla cuando corresponda.

La aplicación oficial facilita el cálculo, pero la calidad del resultado depende de los datos de entrada y de la clasificación. Una hoja completada por el programa no corrige por sí sola errores de nómina ni demuestra que dos puestos tengan distinto valor.

¿Qué errores son frecuentes en el registro salarial?

Los fallos más habituales son preparar solo salarios teóricos, omitir variables o percepciones extrasalariales, calcular únicamente medias, excluir a dirección o confundir registro con auditoría. También es frecuente comparar categorías demasiado amplias o no documentar por qué se han normalizado jornadas y periodos trabajados.

Otro error es tratar el registro como un trámite aislado. Sus resultados deben contrastarse con la valoración de puestos, la política retributiva, promociones, complementos y criterios de variable. Si revela una diferencia, la empresa necesita entenderla y decidir si debe corregir datos, procesos o remuneraciones.

Preguntas frecuentes

¿Una empresa con menos de 50 trabajadores necesita registro retributivo?

Sí. El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas con plantilla. El umbral de 50 personas se relaciona con el plan de igualdad y con la justificación adicional cuando el promedio retributivo de un sexo supera al del otro en al menos un 25 %.

¿Hay que presentar el registro en algún organismo cada año?

La normativa general no establece un depósito anual automático del registro. La empresa debe elaborarlo, conservarlo, facilitar el acceso previsto legalmente y poder aportarlo cuando lo requiera la Inspección de Trabajo u otra autoridad competente.

¿El registro debe mostrar el salario de cada persona?

No. Trabaja con valores medios y medianas desagregados por sexo y clasificación, no con una lista pública de salarios nominales. El acceso y el detalle varían según exista o no representación legal, y deben respetarse las garantías de protección de datos.

¿Una brecha inferior al 25 % significa que no existe discriminación?

No. El 25 % activa una justificación específica en empresas con al menos 50 personas, pero no es un margen permitido de discriminación. Cualquier diferencia en trabajos de igual valor debe responder a factores objetivos y ajenos al sexo.

¿La herramienta oficial sustituye la revisión laboral?

No. Ayuda a ordenar datos y calcular resultados, pero la empresa sigue siendo responsable del perímetro, la clasificación, la calidad de la información y el análisis. Los casos con grupos pequeños, puestos comparables o diferencias relevantes necesitan revisión individual.

¿Qué debería validar la empresa antes de cerrar el registro?

Debe comprobar que incluye a toda la plantilla, que las cifras concilian con nómina, que cada concepto está separado y que media y mediana se calculan con una clasificación defendible. También debe documentar la consulta a la representación, el periodo, la versión y las causas objetivas de las diferencias detectadas.

Si la plantilla está creciendo, revise también las obligaciones laborales entre 25 y 50 personas y el checklist de auditoría de nóminas. NRRO puede ayudar desde la asesoría laboral para empresas; para un caso concreto, contacte con el equipo.

Vigencia y fuentes

Información vigente a 15 de octubre de 2026. Contenido informativo general; la aplicación práctica debe revisar el convenio, la estructura de la plantilla, el plan de igualdad y el tratamiento de datos de cada empresa.

• Estatuto de los Trabajadores, artículo 28.
• Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
• Ministerio de Trabajo: herramienta de registro retributivo.
• Instituto de las Mujeres: herramientas para la igualdad retributiva.